Datenschutzrichtlinie für die Kandidaten

Datenschutzerklärung für Bewerber
(„Datenschutzerklärung“)
Version 00, Juli 2020

Verantwortlicher, gemeinsam Verantwortliche und betroffene Personen

Reverse S.p.A. und ihre deutsche Tochtergesellschaft Reverse Deutschland GmbH („Unternehmen“), deren Daten auf der Unternehmenswebsite unter den folgenden URLs https://reverse.hr, https://www.Reverse.de und https://www.reallyzation.com/ („Website(s)“) zu finden sind, verpflichten sich gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („DSGVO“) sowie den jeweiligen nationalen Datenschutzgesetzen („Nationale Datenschutzgesetze“), die personenbezogenen Daten („Daten“) von Bewerbern („Bewerbern“) zu schützen, die (i) über das Registrierungsformular auf den Websites bereitgestellt werden und (ii) in den Lebensläufen enthalten sind, die sie auf den Websites hochladen und verwalten, um den Personalsuch- und -auswahldienst mit dem von den Unternehmen bereitgestellten „Collaborative Recruiting“ (Personalauswahl im Team) („Dienstleistung“) in Anspruch zu nehmen. Es wird darauf hingewiesen, dass zwischen den Unternehmen aufgrund einer spezifischen Vereinbarung eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, unter anderem weil die Daten von der Tochtergesellschaft über die IT-Infrastrukturplattform für die Personalsuche und -auswahl verarbeitet werden, die von der Muttergesellschaft Reverse S.p.A. zur Verfügung gestellt wird.

Verweis auf den vertraglichen Rahmen

Zum Zweck der Erbringung der Dienstleistung gehen die Unternehmen Rechtsbeziehungen verschiedener Art mit verschiedenen Personen (Bewerbern, Kunden und Lieferanten) ein. Bezüglich der vertraglichen Aspekte der Dienstleistung verweisen wir daher auf die entsprechenden auf der Website veröffentlichten Allgemeinen Geschäftsbedingungen. 

Autorisierte Datenverarbeiter

Die Bewerberdaten werden von autorisierten und entsprechend geschulten Personen verarbeitet, einschließlich, nur im Hinblick auf die in den Lebensläufen enthaltenen Daten und den Vor- und Nachnamen, auch von den Scouts („Scouts“), die die Lebensläufe prüfen und auswählen, um das Unternehmen bei der Bereitstellung der Dienstleistung zu unterstützen. Die Scouts sind für die Datenverarbeitung autorisiert und geschult.

Auftragsverarbeiter/unabhängige Verantwortliche und gemeinsam Verantwortliche – Empfänger

Die Daten können je nach den Umständen (i) für interne Verwaltungsanforderungen und/oder die Optimierung der Tätigkeit zum Zwecke der Erbringung der Dienstleistung an Unternehmen weitergegeben werden, die gemeinsame Verarbeiter sind, an Muttergesellschaften, Tochtergesellschaften/Beteiligungsgesellschaften des Unternehmens, die zum Konzern gehören, dies geschieht insbesondere unter Berücksichtigung des Ortes, an dem die Arbeit ausgeführt wird (z. B. durch Übermittlung der Bewerberdaten an die deutsche Tochtergesellschaft, wenn die Stelle in Deutschland angetreten werden soll, oder andernfalls an die italienische Muttergesellschaft, wenn die Stelle in Italien angetreten werden soll), im berechtigten Interesse der Unternehmen oder der Kunden der Unternehmen; sowie (ii) im Auftrag der Unternehmen (und vorbehaltlich einer spezifischen Vereinbarung) an Berater, Einrichtungen, Körperschaften und Unternehmen weitergegeben werden, die Dienstleistungen erbringen, deren Leistung die Verarbeitung von Bewerberdaten beinhaltet. Insbesondere handelt es sich dabei um

(a) Anbieter von Software, Anwendungen (einschließlich CRM), Hardware und damit zusammenhängender Verwaltung, Support/Wartung;

(b) Dienstanbieter für Konnektivität, E-Mail und damit verbundene Verwaltung, Support/Wartung;

(c) Anbieter externer Speichersysteme auch über die Cloud;

(d) Rechtsberater, Arbeitsberater, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Je nach den Umständen und den durchgeführten Tätigkeiten können bestimmte Personen als unabhängige Datenverantwortliche oder aufgrund der gemeinsamen Verantwortlichkeit tätig werden, wenn die Zwecke und Mittel der Verarbeitung gemeinsam festgelegt werden. 

Die Unternehmen stellen auf Anfrage der betroffenen Person spezifische Informationen über die Empfänger der Daten zur Verfügung.

Die in den Lebensläufen enthaltenen Daten der Bewerber können in jedem Fall mit Zustimmung der Bewerber auch an die Scouts und Kunden des Unternehmens („Kunden“) weitergegeben werden, die den Dienst erwerben.

Verarbeitete personenbezogene Daten

Mit Ausnahme der Daten, die in den von den Bewerbern freiwillig hochgeladenen/gesendeten Lebensläufen enthalten sind, erheben die Unternehmen nur Daten, die sich ausschließlich auf die beruflichen Fähigkeiten der Bewerber beziehen und für die Zwecke ihrer Bewertung und Auswahl erforderlich sind. Zusätzliche Daten werden nur in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften angefordert.

Im Allgemeinen handelt es sich bei den Bewerberdaten um gewöhnliche Daten, das heißt um Daten, die nicht unter die Definition der sensiblen und/oder gerichtlichen Daten der nationalen Datenschutzgesetze und die besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder unter die Definition der Gesundheitsdaten gemäß DSGVO fallen (gemeinsam als „besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ bezeichnet), wie z. B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefon (auch Mobiltelefon), E-Mail und im Allgemeinen die in Lebensläufen enthaltenen Informationen über die beruflichen Fähigkeiten, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

Mit Ausnahme von besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten, die freiwillig von den Bewerbern selbst in die Lebensläufe aufgenommen werden, verarbeiten die Unternehmen keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten für die Zwecke der Erbringung der Dienstleistung.

In jedem Fall wird den Bewerbern empfohlen, keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten in die Lebensläufe aufzunehmen (außer aus besonderen Gründen im Zusammenhang mit der angestrebten Stelle oder anderen unabdingbaren Gründen) und in jedem Fall die auf den Gehaltsabrechnungen, die möglicherweise von den Unternehmen während des Auswahlverfahrens angefordert werden, enthaltenen besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten unkenntlich zu machen.

Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Unternehmen verarbeiten die Daten für die unten angegebenen Zwecke und auf der entsprechenden Rechtsgrundlage:

(a) die Registrierung der Bewerber auf der Website – die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die von den Unternehmen auf Anfrage der Bewerber durch Hochladen oder Senden von Lebensläufen ergriffen werden,

(b) das Laden, Verwalten und Löschen der entsprechenden Lebensläufe durch die Bewerber – die Verarbeitung ist für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich,

(c) die Prüfung und Auswahl der Lebensläufe von Interesse durch das autorisierte Personal der Unternehmen, Scouts und Kunden (in begrenzten Fällen und in jedem Fall in einem fortgeschrittenen Stadium des Auswahlverfahrens), basierend auf dem auf der Website veröffentlichten Stellenangebot, den Stellen und/oder den spezifischen Auswahlanfragen (wobei die Unternehmen die in den Lebensläufen enthaltenen Daten, für deren Aktualisierung allein der Bewerber verantwortlich ist, nicht weiter verarbeiten) – die Verarbeitung ist für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich,

(d) Recherche (z. B. über soziale Netzwerke) und Analyse der Daten potenzieller Bewerber entsprechend den von Kunden und potenziellen Bewerbern gewünschten Stellenangeboten, um ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zu überprüfen und sie zu kontaktieren, um das Interesse an der Aufnahme oder Fortsetzung des Auswahlverfahrens zu bewerten. Die Verarbeitung basiert auf der Verfolgung des berechtigten Interesses der Unternehmen oder Dritter (Kunden) zum Zwecke der Erbringung der Dienstleistung.

Aufbewahrungsdauer der Daten

Die Bewerber können ihren Lebenslauf jederzeit selbstständig ändern und löschen lassen, indem sie eine entsprechende Anfrage an die Unternehmen senden (privacy@Reverse.hr).

Die Einwilligung zum Empfang von Nachrichten mit Benachrichtigungen kann jederzeit widerrufen werden.

Die Scouts verarbeiten die Bewerberdaten für den Zeitraum, der für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist, unter den Bedingungen und innerhalb der Grenzen, die in der vertraglichen Vereinbarung über die Zusammenarbeit festgelegt sind. Sobald der Prozess der Personalsuche und -auswahl abgeschlossen ist, sind Scouts nicht mehr berechtigt, Bewerberdaten zu verarbeiten und können nicht mehr auf diese zugreifen.

Übermittlung von Daten ins Ausland

Für administrative Zwecke und/oder die Optimierung der Aktivitäten zur Erbringung der Dienstleistung können die Unternehmen die Daten an Muttergesellschaften und Tochtergesellschaften/Beteiligungsgesellschaften der Gruppe mit Sitz in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum übermitteln.

Die vom Unternehmen genutzten außerhalb der Europäischen Union niedergelassenen IT-Dienstleister haben sich dem Privacy Shield angeschlossen, daher erfolgt jede Übermittlung von Daten gemäß den Bestimmungen der Artikel 44 ff. DSGVO. In jedem Fall liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, auf Lieferanten zurückzugreifen, die die in Artikel 44 ff. DSGVO vorgesehenen Garantien in Bezug auf die Übermittlung von Daten ins Ausland einhalten.

Rechte

Die Bewerber können sich an die Unternehmen (privacy@reverse.hr) oder eventuelle externe Auftragsverarbeiter wenden, um die in den nationalen Datenschutzgesetzen und der DSGVO (Artikel 15 ff.) vorgesehenen Rechte auszuüben und insbesondere das Auskunftsrecht hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung, zur Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit, indem sie dies durch eine Mitteilung an die oben angegebenen Adressen der Unternehmen beantragen.

Widerspruchsrecht

Auf die gleiche Weise wie oben beschrieben können die Bewerber der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten ganz oder teilweise widersprechen, wenn die entsprechende Rechtsgrundlage ein berechtigtes Interesse der Unternehmen, gemäß und für die Zwecke des Artikels 21 der DSGVO, darstellt.

Beschwerderecht

Jeder Bewerber, der der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Daten gegen die DSGVO verstößt, kann gemäß den Bestimmungen von Artikel 77 der DSGVO eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat einreichen, in dem die betroffene Person ihren Aufenthaltsort oder ihren Arbeitsplatz hat oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. 

Aktualisierungen und Überarbeitungen

Die Unternehmen behalten sich das Recht vor, die Datenschutzerklärung zu ändern und/oder zu aktualisieren, auch unter Berücksichtigung späterer Ergänzungen und/oder Änderungen der nationalen und/oder EU-Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder infolge weiterer Zwecke der Datenverarbeitung. Aus diesem Grund wird die Datenschutzerklärung mit der fortlaufenden Identifikationsnummer und dem Monat der Veröffentlichung veröffentlicht, beginnend mit der Version, die die Nummer „00“ trägt. Die neuen Versionen der Datenschutzerklärung ersetzen die vorherigen und gelten ab dem Datum der Veröffentlichung auf den Websites.

Datenverwalter

Auf der Grundlage einer besonderen Vereinbarung zwischen den Unternehmen wurde ein gemeinsamer Datenverwalter („Datenverwalter“) ernannt, der mit der Unterstützung und Koordinierung der damit verbundenen Datenverarbeitungsaktivitäten betraut ist und auch als Ansprechpartner für die betroffenen Personen dienen kann. Die Kontaktdaten und -details des Datenverwalters lauten wie folgt [•].